Vitale organisaties zijn Agile

In onze huidige gehaaste westerse informatiesamenleving lijkt de enige constante de voortdurende verandering nog te zijn. De veranderingen volgen elkaar ook steeds sneller op en de gevolgen hiervan lijken ook steeds omvangrijker en ingrijpender te zijn. Dit geldt zowel voor organisaties als ook voor de mensen die er werken. Het mag duidelijk zijn dat kwaliteiten op het gebied van aanpassingsvermogen, zoals wendbaarheid, flexibiliteit en veerkracht voor het bestaan van een organisatie van groot belang zijn.

Een Vitale Organisatie kenmerkt zich, net als vitale mensen, door een flexibele, lenige, en wendbare houding ten opzichte van veranderende omstandigheden en tegenslagen én is in staat om daar adequaat en veerkrachtig mee om te gaan teneinde dat uiteindelijk te overwinnen.

Gezonde en vitale organisaties functioneren en presteren beter. Uit diverse onderzoeken[1] blijkt dat Vitale Organisaties (of die organisaties die aan vitaliteitverbetering werken) beter scoren dan hun minder vitale soortgenoten. Ze laten een significante stijging in productiviteit (18%) en bedrijfsprestaties (21%) zien, en laten in andere onderzoeken 50% tot 70% betere financiële resultaten zien dan hun minder vitale collega’s. Ze leveren voor de aandeelhouders tot wel 3x betere rendementen (EBITDA).

Nu lijkt het alsof dit alleen of vooral geldt voor ondernemingen met winstoogmerk. Of dat het de zoveelste benadering is om vooral financieel beter te presteren. Echter, men dient bij de Vitale Organisatie vooral te kijken naar de mensen áchter de organisatie en HOE die hun werk beter en gemotiveerder uitvoeren zodat de organisatie beter presteert. De genoemde prestatie verbeteringen zijn niet meer dan de gevolgen van het veranderde gedrag. Dit geldt dus ook ook voor de non-profit organisaties.

Een dergelijke vorm van verbetering van vitaliteit, veerkracht en wendbaarheid (ook Agility genoemd) wordt vooral gevonden in de volgende zaken:

1. Een heel duidelijke én gedeelde richting van die organisatie d.m.v. van een heldere en gedeelde Visie, Missie, Doelen en duidelijke Strategie waar de mensen zich achter scharen;
2. Leiderschap gericht op ontwikkeling van mens en organisatie, vernieuwing en innovatie;
3. Balans brengen en houden tussen:
   • De structurerende, stabiliserende maatregelen en aspecten van de organisatie, zoals o.a. de infrastructuren, systemen, processen, de standaardisaties. Kortom de ‘back-bone’ van een organisatie die zorgt voor lange termijn gezondheid en stabiliteit, betrouwbaarheid en efficiency in het werk, en
   • De dynamiserende praktijken en aspecten van de organisatie, zoals o.a. volledig transparante en toegankelijk informatie (overal en altijd), snelle ontwikkelingen, experimenteren bij innovaties, flexibele en projectgerichte organisatiestructuren. Deze zorgen voor flexibiliteit, snelheid en vlot aanpassingsvermogen om tot korte termijn prestaties te kunnen komen.
4. Een centrale rol en positie voor de mensen en hun gedrag binnen de organisatie, met een grote nadruk op talenten, motivatie, betrokkenheid en autonome verantwoordelijkheid en zeggenschap over het eigen werk (ondernemerschap).

Het gaat hier dus vooral om het vinden van een balans tussen enerzijds een stevige (basic) back-bone voor de stabiliteit, efficiency en continuïteit, met een flexibele, snel veranderbare perifere structuur daar omheen. Anderzijds gaat het om de waarde van het Human Capital, om deze flexibel en gericht op de strategische doelen maximaal tot hun recht te laten komen.

Het doel is dus niet om alle structuren en standaardisatie overboord te gooien, maar om er een gezonde balans in te brengen. Om ruimte te creëren voor nieuwsgierigheid, nieuwe ervaringen en het omarmen van veranderingen en experimenteren.

Deze genoemde 4 zaken, of kenmerken, zijn als zodanig ook weer terug te vinden in het integrale Vitaliteitsmodel:

De 6 hoofdthema’s in integraal Vitaliteitsmodel zijn:

1. Strategie en Leiderschap
2. Informatie en Administratie – (backbone)
3. Organisatie (-structuur en -cultuur) – (mens en gedrag)
4. Financiën en Commercie – (middelen)
5. Personeel en Welzijn – (mens en gedrag)
6. Huisvesting en Infrastructuur – (backbone)

Aanpak voor vitalisering:

Bij het (re-)vitaliseren van een organisatie gaat het vooral ook over snelheid. Vaak sneuvelen dergelijke plannen, intenties of initiatieven door de behoefte aan dagelijkse korte termijn resultaten. De sleutel tot snelheid bij het bereiken van de gewenste resultaten zijn een rigoreuze aanpak, betrokken leiders om er vorm aan te geven, ruimte voor het experimenteren met nieuwe ideeën en nieuwe ervaringen en een vlotte terugkoppelingen in het proces.

Stappen in het proces zijn:

1. Positiebepaling, vaststellen waar je als organisatie staat (nul-meting), de mate van bureaucratie en belemmerende opvattingen en gedragingen (de mind-sets) t.o.v. gewenste situatie.
2. Formuleren van de Visie, Missie, Doelen, Strategie en de gewenste situatie qua organisatie en bepaal de gewenste of benodigde organisatiecultuur en ‘stick-to-it’. Breng focus aan in het traject. Kies je doelen.
3. Opstellen van een verander- / implementatieplan met de gewenste aspecten
   • Neem de kenmerken van de beoogde prestatiecultuur in de dagelijkse praktijk over, breng de bestaande gedragingen en de mind-sets daarbij aan de orde. Het is daarbij ook van belang dat:
     1. De reden voor de verandering door iedereen begrepen wordt (het verhaal).
     2. De leiders en managers rol-modellen voor de verandering worden.
     3. De structuren, systemen en processen de gewenste verandering ondersteunen, inclusief de juiste incentives (de organisatie-context).
     4. De juiste skills en vaardigheden ontwikkeld worden.
   • Stel vanuit alle nivo’s in de organisatie een speciaal veranderteam, of community met betrokken mensen (change champions), in die de voortrekkers van de verandering zijn.
   • Richt vooral Pilots en Proeftuinen in om kleinschalig ervaring op te doen, bij te sturen en daarna uit te kunnen rollen.
4. Houdt de “Vinger aan de pols”. Voortdurende en vlotte meting, rapportage en terugkoppeling van resultaten en vooruitgang om de koers bij te stellen indien nodig.

We beloven geen snelle spectaculaire Quick Wins, maar wel blijvende diepgaande omwentelingen ten goede in uw organisatie. Aan de hand van de Quick Scan of een met een diepgaander diagnose krijgt u van ons een goed inzicht in de verbetermogelijkheden binnen uw organisatie.

Daar waar bepaalde zaken binnen uw organisatie hardnekkiger zijn, of lastiger in beweging te krijgen zijn zetten we ook minder gebruikelijke werkwijzen in om de beoogde beweging te realiseren, zoals het werken met systeemopstellingen.

Graag kom ik met u in contact over de Vitaliteit van uw organisatie om de mogelijkheden tot structurele en ingrijpende verbeteringen te bespreken.

[1] Onderzoeken van o.a. RIVM, De Baak, McKinsey, RSM, e.a.

← Alle blogs