De spiegel van het organisatiesysteem

Stel je het volgende eens voor. Je zoon fietst al jaren elke dag naar school. Op een gegeven moment merkt hij dat zijn trapper steeds vaker doorschiet, de overschakeling van de versnellingen hapert en de remmen hebben hun beste tijd gehad. Zijn fietsplezier neemt af en jij hoort hem steeds vaker mopperen. Jij pikt zijn signalen niet meteen op en denkt ‘het zal wel loslopen’. Op een dag zegt hij boos tegen je dat hij niet meer op die fiets naar school gaat. Hij verzuimt als het ware.

Wat jij ziet is het gedrag dat voortkomt uit jouw zoon zijn beleving van het niet functioneren van de fiets. De fiets is toe aan een grondige reparatiebeurt. Het zou niet in je opkomen om je zoon naar een personal coach te sturen voor zijn ‘lastige gedrag’. Je pakt zijn fiets aan!

Waarom doen organisaties zo weinig met de gedragssignalen van de medewerkers? Waarom laten ze het oplopen tot hoge verzuim- en verloopcijfers? Waarschijnlijk omdat systemen niet zo makkelijk te veranderen zijn en men denkt het op korte termijn op te kunnen lossen door een pleister te plakken op het ‘lastige team’.

Wat mij opvalt, is dat het telkens om een oordeel of een label gaat die op medewerkers of een team geplakt wordt. Met dergelijke labels geef je eigenlijk aan dat het gedrag afwijkend is ten opzichte van ‘de norm’. Het gaat hier om de zachte kant van de organisatie. Een ‘lastig team’, wat kun je daarmee? Vaak worden er pleisters geplakt maar verandert er verder niets aan de werkelijke oorzaken.

Organisaties houden zich liever bezig met de harde kant. Ze zetten een structuur op met systemen, processen en procedures, komen tot het schrijven van een missie, visie en strategie en willen het liefst dat de medewerkers in lijn daarmee hun werk doen. Deze harde kant is meetbaar en levert stuurinformatie op. Dit geeft bestuurders overzicht. Maar is dat voldoende? Of is dit de grootste fuik waar organisaties keer op keer inlopen?

Wat als we op een andere manier gaan kijken naar de harde en zachte kant van de organisatie en de zachte kant zien als een weerspiegeling van de harde kant? Een ‘lastig team’ is immers niet per definitie lastig omdat het lastig wil zijn. Tegen de stroom ingaan kost erg veel energie. Dit doe je niet zomaar. Als het te lang duurt dan stroomt de energie volledig uit het team weg, de prestaties gaan achteruit en de verzuim- en verloopcijfers lopen op. Dan krijg je wel meetbare stuurinformatie maar is het te laat!

Ik zie gedrag van medewerkers als de spiegel van de organisatie. Als er iets in de organisatie niet goed functioneert, dan ervaren de medewerkers dat. Als dit een negatieve beleving is waarvan de oorzaak niet verholpen wordt, dan heeft dit effect op het gedrag. Ze gaan zich ‘anders’, soms ongemotiveerd, mat of recalcitrant gedragen. Het wordt een ‘lastig team’.

Het oppikken van gedragssignalen is niet altijd eenvoudig. De ene leidinggevende is er beter in dan de andere. Ik ben van mening dat het organisaties enorm helpt wanneer zij de zachte kant meetbaar en inzichtelijk maken en de meting in het systeem van de harde kant van de organisatie inbedden. Dit kan onder meer door ‘werkvermogen’ en ‘verborgen verzuim’ systemisch te meten en dit als stuurinformatie te gebruiken. Wanneer je dat toepast, krijg je vroegtijdig signalen over het functioneren van je organisatie en kun je preventief ingrijpen. Appeltje eitje toch? Meten op de agenda dus!

Ga jij vanaf nu de ‘care’ om het werkvermogen van de organisatie op dezelfde manier zien als het onderhoud van je machinepark? Je weet dat zonder onderhoud de kans op volledige uitval of uitloop toeneemt. Wil jij dat risico nemen? Een zieke medewerker vervang je niet zo snel als een kapotte machine en de inwerktijd is langer. En je wilt voorkomen dat je medewerkers er volledig de brui aan geven zoals je zoon dat deed omdat zijn fiets niet functioneerde.

Wil je weten hoe je de zachte kant van je organisatie meetbaar en inzichtelijk kunt maken? Hoe dit een vast punt op de agenda kan worden? Hoe je daarover in de organisatie leert praten? Ik nodig je uit om dit gesprek met mij aan te gaan.

Wil je weten hoe je de zachte kant van je organisatie meetbaar en inzichtelijk kunt maken? Hoe dit een vast punt op de agenda kan worden? Hoe je daarover in de organisatie leert praten? Ik nodig je uit om dit gesprek met mij aan te gaan.

← Alle blogs